Interne vs externe vertrouwenspersoon

Het verschil tussen een interne en externe vertrouwenspersoon zit vooral in de mate van onafhankelijkheid, de positie binnen de organisatie en de manier waarop medewerkers ondersteuning ervaren. Organisaties kiezen voor een interne, externe of een combinatie van beide om de sociale veiligheid goed te waarborgen.

Het is belangrijk om te begrijpen wat deze rollen onderscheidt, welke taken zij uitvoeren en hoe zij medewerkers ondersteunen. Dit helpt organisaties bij het inrichten van een passende en veilige structuur rondom psychosociale arbeidsbelasting (PSA) en ongewenst gedrag.

Interne vertrouwenspersoon

Een interne vertrouwenspersoon is een medewerker binnen de organisatie die speciaal is aangewezen om medewerkers te ondersteunen bij vragen, zorgen of meldingen.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Luisteren en ondersteunen bij situaties op de werkvloer

• Helpen bij het verhelderen van een situatie en mogelijke vervolgstappen

• Informeren over interne procedures

• Signaleren van patronen binnen teams of afdelingen

Voordelen:

• Bekend met de organisatie en cultuur → korte lijnen en snel contact

• Vertrouwd gezicht voor medewerkers → laagdrempelig

• Snelle terugkoppeling mogelijk

Aandachtspunten:

• Mogelijke conflicten met bestaande relaties

• Vertrouwelijkheid moet actief worden benadrukt

• Soms minder onafhankelijk bij gevoelige meldingen

Externe vertrouwenspersoon

Een externe vertrouwenspersoon is onafhankelijk van de organisatie en kan medewerkers ondersteunen zonder voorgeschiedenis met collega’s of het management.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Luisteren en ondersteunen bij vragen of meldingen

• Helpen bij het verhelderen van situaties en mogelijke vervolgstappen

• Begeleiden bij formele meldingen of klachten

• Objectief signaleren van patronen binnen de organisatie

Voordelen:

• Volledig onafhankelijk → extra waarborg voor objectiviteit

• Veilig alternatief voor medewerkers die twijfelen over interne vertrouwenspersoon

• Onafhankelijke terugkoppeling aan de organisatie

Aandachtspunten:

• Minder bekend met de organisatiecultuur

• Communicatie via geplande overlegmomenten → minder directe lijnen

Samenwerking tussen interne en externe vertrouwenspersoon

Veel organisaties kiezen voor een combinatie van beide rollen. Samen zorgen ze voor een optimaal vangnet voor medewerkers:

• De interne vertrouwenspersoon kent de cultuur en patronen binnen de organisatie

• De externe vertrouwenspersoon biedt onafhankelijkheid en extra veiligheid

• Samen zorgen ze voor zorgvuldige meldingafhandeling en een veilig gevoel bij medewerkers

Voor een compleet overzicht van wat een vertrouwenspersoon doet, zie de pagina Taken van een vertrouwenspersoon.

Wanneer kies je voor een interne of externe vertrouwenspersoon?

Organisaties kunnen kiezen afhankelijk van:

• Grootte van de organisatie: grotere organisaties hebben vaak baat bij een combinatie van interne en externe vertrouwenspersonen

• Behoefte aan onafhankelijkheid: bij gevoelige meldingen kan een externe vertrouwenspersoon noodzakelijk zijn

• Beschikbare expertise: interne vertrouwenspersonen kennen de organisatie, externe brengen extra kennis en objectiviteit in

Een combinatie van beide rollen biedt medewerkers altijd een laagdrempelig en veilig aanspreekpunt.

Ondersteuning en sparring voor interne vertrouwenspersonen

Interne vertrouwenspersonen staan vaak voor complexe situaties. Het kan waardevol zijn om een externe sparringpartner te hebben:

• Reflectie op lastige meldingen of situaties

• Advies over vervolgstappen

• Objectieve beoordeling van rol en aanpak

• Professionele ontwikkeling

Bekijk de sparring-abbonementen voor interne vertrouwenspersonen en ontdek welke ondersteuning het beste past bij uw organisatie.

Wilt u weten welke vertrouwenspersoon het beste past bij uw organisatie of hoe interne vertrouwenspersonen ondersteund kunnen worden?

Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek en ontdek de beste oplossing voor uw organisatie.