Is een vertrouwenspersoon verplicht?

Veel organisaties vragen zich af: is een vertrouwenspersoon verplicht?

Volgens de Arbowet is een vertrouwenspersoon niet in alle gevallen wettelijk verplicht. Werkgevers zijn wél verplicht om beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA), zoals pesten, discriminatie, intimidatie, agressie, geweld, seksuele intimidatie en grensoverschrijdend gedrag.

In de praktijk vragen veel organisaties zich af of een vertrouwenspersoon verplicht is volgens de Arbowet en welke maatregelen nodig zijn om te voldoen aan de verplichtingen rondom psychosociale arbeidsbelasting (PSA).

Een vertrouwenspersoon is volgens de Arbowet niet in alle gevallen verplicht, maar werkgevers zijn wél verplicht om beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA), zoals pesten, discriminatie en (seksuele) intimidatie. In de praktijk kiezen veel organisaties daarom voor een vertrouwenspersoon als onderdeel van een veilige en verantwoorde werkcultuur.

Hoewel een vertrouwenspersoon dus niet wettelijk verplicht is, moeten organisaties wél zorgen voor een veilige werkomgeving en passende maatregelen nemen bij ongewenst gedrag en sociale onveiligheid. Een vertrouwenspersoon is daarbij een veelgekozen en effectieve oplossing om medewerkers te ondersteunen en meldingen zorgvuldig op te vangen.

Wanneer is een vertrouwenspersoon verplicht volgens de Arbowet

Volgens de Arbowet zijn werkgevers verplicht om beleid te voeren dat psychosociale arbeidsbelasting (PSA) voorkomt of beperkt. Dit betekent dat organisaties maatregelen moeten nemen om ongewenst gedrag, intimidatie en andere vormen van sociale onveiligheid te voorkomen.

Een belangrijk onderdeel daarvan is dat medewerkers ergens terecht moeten kunnen wanneer zij problemen ervaren op de werkvloer. Een vertrouwenspersoon kan hierin een belangrijke rol spelen.

Een vertrouwenspersoon heeft verschillende taken binnen een organisatie en kan medewerkers ondersteunen bij vragen of meldingen.

Een vertrouwenspersoon:

• Biedt een luisterend oor aan medewerkers

• Helpt bij het verhelderen van situaties

• Bespreekt mogelijke stappen of oplossingen

• Kan begeleiden bij een melding of klacht

Hoewel een vertrouwenspersoon dus niet in alle gevallen wettelijk verplicht is, wordt het binnen veel organisaties gezien als een belangrijk onderdeel van een goed PSA-beleid en een veilige werkcultuur.

Interne en externe vertrouwenspersonen:
hoe werkt dit in de praktijk?

In de praktijk kiezen veel organisaties voor een combinatie van een interne vertrouwenspersoon en externe vertrouwenspersoon.

Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie en de cultuur, terwijl een externe vertrouwenspersoon extra onafhankelijkheid kan bieden.

Voor veel organisaties is het beschikbaar hebben van een externe sparringpartner ook een manier om de kwaliteit, onafhankelijkheid en professionaliteit van de rol van de interne vertrouwenspersoon te versterken.

Organisaties kunnen ervoor kiezen:

• een interne vertrouwenspersoon aan te stellen

• een externe vertrouwenspersoon in te schakelen

• of beide rollen te combineren

Interne vertrouwenspersoon

• Kennis van de organisatie en cultuur → korte lijnen en snel contact

• Zicht op patronen binnen teams of afdelingen

• Voordelen: vertrouwd gezicht en toegankelijk voor medewerkers

• Aandachtspunt: kan conflicteren met bestaande relaties; vertrouwelijkheid moet actief worden benadrukt

Externe vertrouwenspersoon

• Volledig onafhankelijk en geen voorgeschiedenis met medewerkers

• Veilig alternatief voor melders die twijfelen over een interne vertrouwenspersoon

• Extra waarborg voor objectiviteit bij het behandelen van meldingen

Samenwerking tussen interne en externe vertrouwenspersoon

Door duidelijke afspraken en overleg kunnen beide rollen elkaar aanvullen:

• De interne vertrouwenspersoon ziet de cultuur en patronen binnen de organisatie

• De externe vertrouwenspersoon biedt veiligheid en onafhankelijkheid

• Samen zorgen zij voor een zorgvuldige afhandeling van meldingen en een veilig gevoel voor medewerkers

Hoe regel je dit binnen uw organisatie?

Organisaties kunnen op verschillende manieren invulling geven aan de rol van vertrouwenspersoon. De keuze hangt vaak af van de grootte van de organisatie, de beschikbare expertise en de behoefte aan onafhankelijkheid.

Veel voorkomende oplossingen zijn:

• Het aanstellen van een interne vertrouwenspersoon

• Het inschakelen van een externe vertrouwenspersoon

• Een combinatie van beide

Belangrijk is dat medewerkers weten waar zij terecht kunnen met vragen of zorgen en dat meldingen zorgvuldig en vertrouwelijk worden behandeld.

Door duidelijke afspraken te maken over bereikbaarheid, begeleiding en opvolging van meldingen ontstaat een veilige structuur waarin medewerkers zich gehoord en serieus genomen voelen.

Ondersteuning voor interne vertrouwenspersonen

Interne vertrouwenspersonen staan vaak voor complexe situaties. Zij hebben te maken met gevoelige meldingen, vertrouwelijke gesprekken en vragen over de juiste aanpak van situaties binnen de organisatie.

Het kan daarom waardevol zijn om als interne vertrouwenspersoon toegang te hebben tot een ervaren externe sparringpartner.

Ondersteuning kan bijvoorbeeld bestaan uit:

• Sparren over lastige situaties of meldingen

• Advies over mogelijke vervolgstappen

• Reflectie op de rol en aanpak van de vertrouwenspersoon

• Ondersteuning bij professionele ontwikkeling

Een externe sparringpartner kan helpen om situaties objectief te bekijken en de kwaliteit van de rol van vertrouwenspersoon te versterken.

Abonnementen voor sparring en ondersteuning

Voor interne vertrouwenspersonen en organisaties die behoefte hebben aan structurele ondersteuning zijn verschillende abonnementen mogelijk.

Deze abonnementen bieden onder andere:

• Laagdrempelige ondersteuning bij vragen of dilemma’s

• Telefonisch of online contact

• Sparring bij rolvragen, dilemma’s en situaties

• 2 uitgebreide sparringsessies per jaar (60 minuten)

Zo hebben interne vertrouwenspersonen altijd een deskundige sparringpartner beschikbaar wanneer dat nodig is.

Wilt u weten wat ondersteuning voor uw organisatie kan betekenen?

Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Samen bekijken we welke vorm van ondersteuning het beste past bij uw organisatie en de rol van de interne vertrouwenspersoon.